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關于各部門年度檔案歸檔的通知
【字體: 】【2010/9/26】 【閱讀:10527次】 【關 閉

公司各部門、各辦事處:
  為進一步做好企業檔案這項基礎性工作,提高檔案的利用率,使檔案工作在企業發展中發揮更重要的作用, 現把09年度歸檔事宜通知如下:
  一、 歸檔時間 各部門年度檔案材料歸檔截止時間為10月15日。
  二、 歸檔范圍 重點做好下列反映本部門主要職能活動和基本歷史面貌的各種形式的文件材料的歸檔工作:
  1. 上級和本部門制定的須貫徹執行的重要法規政策性文件,機構演變、負責人任免的文件材料;
  2. 重要會議、重大活動、重要科研、基建、設備、產品的有關文件和聲像(照片、錄音、錄像)、實物材料;
  3. 重要問題的請示、報告、批復;
  4.工程合同(為提高利用率,公司將對合同進行掃描,所以請各辦事處提供的合同要求原件)、協議及跟各相關單位重要的往來函件、回復等;
  5. 年度工作計劃、總結、年度考評材料等;
  6. 綜合統計報表;
  7. 公司獲得的各類先進的文件、榮譽證書和獎杯、獎狀等;
  8. 各類專業人員資格評審材料;
  9. 公司09年新評證書(執業、職稱、專業崗位、職業技能、三類人員、五大員類證書);
  10. 集體活動照片和底片;
  11. 部門工作大事記;
  12.其他有保存價值的材料。
  三、歸檔要求
  1.各部門資料管理人員應根據要求,做好歸檔文件的預立卷工作,根據案卷內容做好卷內目錄電子文檔,隨同案卷一起移交檔案室。
  2.為提高檔案利用率,方便重要檔案的全文檢索,重要文件材料、有參考利用價值的各類申報材料在做好紙質文件歸檔工作的同時,還應同時做好電子文件的歸檔工作,有條件的由責任部門自行刻制光盤,沒有刻錄機的聯系檔案室協助完成。
  3.歸檔的聲像材料(照片、底片、錄音帶)應做好文字說明工作,主要包括:拍攝時間、地點、所反映的事件和人物,拍攝人姓名等。
  4.分公司、項目部的材料采購合同由主管部門、辦事處相關部門負責備案存檔;竣工項目的結算單由財務部門歸檔。
  5. 工程檔案的歸檔工作仍以管轄范圍按浙中富字[2003]第3號文及浙中富滬字[2005]第 6號文執行。
  6.考慮到檔案的完整性,請各部門、辦事處配合遞交部門大事記或部門歸檔資料清單,以免該歸檔資料的遺漏。
  四、歸檔手續 歸檔時,攜帶歸檔案卷移交清單及卷內目錄一式二份至公司檔案室辦理歸檔手續。
  五、歸檔質量 經檢查,質量不符合要求的歸檔案卷退回檔案形成部門進行整改,以確保進室檔案的質量。 希各部門,各辦事處按要求認真做好年度歸檔工作。

 
浙江中富建筑集團股份有限公司 辦公室
二O一O年九月二十六日
 
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